É uma maneira de organizar questões do dia-dia a fim do obter eficácia e eficiência no trabalho e na vida pessoal, cujas tarefas urgentes, necessárias e desejadas estão sempre em conflito.
Queremos fazer tudo, mas parece que o tempo nunca é suficiente. Você se identifica com essa realidade? Se sim, saiba que é possível aproveitar melhor seu tempo e ter uma vida mais produtiva e equilibrada!
Antes de tudo é importante definir:
Tarefas urgentes: são aquelas que não devemos deixar para depois. Fechar um negócio, agendar um atendimento médico ou terapêutico, pagar uma conta de uma necessidade essencial com água, luz e internet, ou ainda fazer um reparo em casa. Enfim, aquilo que que não pode ou não deve ser adiado.
Tarefas necessárias: são aquelas que precisam ser feitas, mas podem esperar um pouco. A prestação de um parcelamento, matricular-se num curso, tirar umas férias, etc.
Tarefas desejadas: sao aquelas que podem esperar um pouco mais. Aqui trata-se daquelas que eventualmente podem ser realizadas numa 'folga', como visitar um amigo, fazer uma viagem ou ainda reformar um imóvel ou adquirir ou trocar de veiculo.
Importante frizar que estas tarefas desejadas, em alguns casos, constituem o prazer e até mesmo um objetivo de vida, como uma viagem ou ainda um projeto. Logo, em alguns casos estas tarefas podem e devem ser subdivididas em subtarefas a fim de se alcansar o resultado desejado.
Gostaria de salientar que existe uma tarefa 'coringa', eu diria, que é criar um novo hábito, visando justamente alcansar uma habilidade ou ainda aproximar-se de uma meta ou um objetivo.
Este hábito pode ser meditar, caminhar, dormir tal hora, estudar um assunto, etc. Estas tarefas eventualmente podem oscilar entre urgente, necessário ou desejada.
Como determinar quais tarefas merecem sua atenção máxima? Vejamos.
Como priorizar tarefas?
Priorização é o ato de classificar as tarefas a serem realizadas conforme a sua importância.
- Faça uma lista de todas as tarefas que precisa fazer. Anote tudo, desde as pequenas tarefas do dia-a-dia até as grandes metas que quer alcançar;
- Dê uma nota de 1 a 10 para cada item da lista, com base na importância da tarefa. As tarefas com nota 10 são as mais importantes e devem ser feitas primeiro. Aquelas com nota 1 são as menos importantes e podem ser deixadas para depois;
- Após classificar sua lista em ordem de prioridade, tente estabelecer o que você quer concluir em um dia. Isso significa dividir tarefas maiores em partes pequenas. Por exemplo, se a sua meta é escrever um artigo para a universidade, separe-o em pequenas tarefas como pesquisar informações relevantes, redigir o conteúdo e revisar o trabalho;
- Estabeleça uma data limite para cada tarefa. Se necessário, considere usar um calendário ou aplicativo específico para controlar melhor as datas importantes;
- Daí, finalmente, você poderá classificar estas tarefas em urgente, necessária e desejada.
- Use uma agenda para alocar estas tarefas, deixando claro para você o que é urgente, necessário ou desejado, usando cores para distinguir.
